«Pünktliche Lohnzahlungen haben höchste Priorität»

Susanne Froidevaux und Jasmine Schärer sind als Fachspezialistinnen im Rechnungswesen für die Lohnbuchhaltung im Alenia und der Spitex Muri-Gümligen zuständig. Die neuen Arbeitskolleginnen haben sich bereits an mehreren Schnuppertagen kennengelernt und dabei fachlich wie menschlich viele gemeinsame Nenner entdeckt.

Susanne Froidevaux: Mit der Integration der Spitex ins Alenia mussten die Arbeitsverträge der Spitex-Mitarbeitenden neu aufgesetzt werden. Wie fielen ihre Reaktionen darauf aus?    

Jasmine Schärer:  Unsere Mitarbeitenden haben ausnahmslos ihre neuen Alenia-Arbeitsverträge unterschrieben. Das zeigt das grosse Vertrauen, dass die Spitex-Mitarbeitenden in die Geschäftsleitung und den Spitex-Vorstand setzen. Sie wissen, dass ihre Interessen und Bedürfnisse gewahrt werden. Unsere Mitarbeitenden sind unser höchstes Gut! Dabei zählt nicht nur der Lohn, sondern vielmehr auch zeitgemässe Arbeits- und Anstellungsbedingungen. Als erfahrene Fachverständige für die Lohnabrechnung besitze ich zum Beispiel viel Erfahrung im Bereich des Sozialwesens, insbesondere der Altersvorsorge und weiss, dass wir Mitarbeitenden eine sehr gute Pensionskasse haben und entsprechend auf eine gute Vorsorge zählen können.

Jasmine Schärer:  Während du die Löhne von rund 200 Mitarbeitenden auszahlst, bin ich für ein kleineres Team von 40 Mitarbeitenden zuständig, die ich regelmässig ein- und ausgehen sehe. Wie hältst du den persönlichen Kontakt zu den Alenia-Mitarbeitenden?

Susanne Froidevaux:  Die Grössenordnung der Betriebe macht natürlich einen Unterschied. Ich habe früher selbst die Finanzen einer Spitex-Organisation mit 70 Mitarbeitenden geleitet und wusste zum Beispiel immer, wer Kinderzulagen bekam und was die Mitarbeitenden im Berufsalltag und privat gerade beschäftigte. Bei über 200 Mitarbeitenden im Alenia kennt man nicht mehr jeden persönlich, ich berate die Mitarbeitenden jedoch bei Fragen rund um den Lohn, die Sozialversicherung usw., sodass sich immer wieder Gelegenheiten ergeben, sie besser kennenzulernen. Zu jedem Dossier im System wird mir ein Fotoporträt angezeigt. In dieser Weise kann ich unseren Mitarbeitenden ein Gesicht zuordnen. Wenn mir jemand im Alenia entgegenkommt, kann ich ihn mit seinem Namen begrüssen. Das ist mir sehr wichtig und erleichtert mir meinen Arbeitsalltag.

Jasmine Schärer: Die Spitex rechnet in Kleinsteinheiten ab, wortwörtlich «zählt jede Minute». Wie wird die Zeit im Alenia erfasst? 

Susanne Froidevaux: Wir verfügen mit dem sogenannten «PEP» über ein praktisches Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungsprogramm. Anhand der jeweiligen Stellenprozente planen die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter ihre Teammitglieder ein und geben jeweils die anfallenden Minus- oder Überstunden ein. Wir haben Mitarbeitende, die flexibel sind und sporadisch mehr als ihr reguläres Pensum leisten. In diesem Falle zahlen wir die Überstunden aus. Im «PEP» prüfe ich Ende Monat v.a. die geleisteten Wochenend- und Nachtzulagen sowie Pikett-Dienste, ansonsten funktionieren wir nach dem allgemein üblichen Soll-Ist-Verfahren. Ende Jahr schauen alle, dass sie ihre Soll-Zeit erreicht haben.

Jasmine Schärer: In dieser Hinsicht funktioniert der ambulante Bereich ganz anders. Bei uns arbeiten 60 Prozent im Stundenlohn, 40 Prozent sind fest angestellt. Wir nutzen diese Flexibilität vor allem für die Einsatzplanung. Unsere Mitarbeitenden tragen viel Eigenverantwortung bei der Zeiterfassung. Mithilfe eines Tablets müssen sie sämtliche Leistungen pro Minute minutiös selbst erfassen, damit wir die Kundenabrechnungen erstellen können. Auf dieser Basis werden unsere Leistungen mit den Krankenkassen abgerechnet und kantonale Subventionen eigefordert. Auch wir in der Administration führen für die Zeiterfassung eine Excel-Liste.  Du hast selbst gesehen, wie viele unterschiedliche Arbeitsbereiche wir dabei transparent deklarieren.

Susanne Froidevaux: Aus meiner «Spitex-Zeit» weiss ich noch genau, wie detailliert jede Handlung erfasst werden muss. Es ist von grösster Wichtigkeit, dass die verrechenbare Arbeitszeit nachvollziehbar ausgewiesen werden kann.

Zwei Schatzmeisterinnen mit vielen gemeinsamen Nennern: Jasmine Schärer und …
… Susanne Froidevaux sind als Spezialistinnen im Rechnungswesen für die Lohnbuchhaltung zuständig.

Jasmine Schärer: Welche Bereiche fallen in deine Zuständigkeit?

Susanne Froidevaux: Ich verantworte primär die Lohnbuchhaltung des Alenia. Früher unterstützte ich vereinzelt auch die Finanzbuchhaltung, mit meinen 50 Stellenprozenten konzentriere ich mich heute jedoch auf die Löhne der über 200 Mitarbeitenden. Mit den Vorarbeiten für die Löhne, Anpassungen des Beschäftigungsgrads oder durch Elternzeit und Krankheitsfälle haben wir immer genug zu tun. Dazu kommen viele Administrationsarbeiten, mit denen ich das Team Human Resources unterstütze.

Susanne Froidevaux: Hast du mit 40 Spitex-Mitarbeitenden weniger Aufwand?

Jasmin Schärer: Nur bedingt. Neben der Lohnbuchhaltung leite ich das Rechnungswesen, die Personaladministration und das Sekretariat der Spitex Muri-Gümligen. Dadurch gewinne ich ein vertieftes Verständnis für die Prozesse und Abläufe der verschiedenen Bereiche und erlebe meinen Arbeitsalltag als sehr abwechslungsreich. 

Jasmine Schärer: Wieviele Lohnläufe machst du pro Monat?

Susanne Froidevaux: Ich mache zwei Lohnläufe: Die Stundenlöhne müssen bis zum Zehnten des Folgemonats erledigt sein, die Monatslöhne bis spätestens am 24ten des laufenden Monats. Dass die Mitarbeitenden ihre Löhne termingerecht erhalten, hat im Alenia höchste Priorität. So tragen wir zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und zeigen ihnen unsere Wertschätzung und Respekt. Es gibt auch viele Alleinerziehende, die schon allein finanziell auf die pünktliche Auszahlung angewiesen sind. Diese Sicherheit muss gewährleistet sein.

Jasmine Schärer: Ich sehe das genauso. Wir können die Lohnzahlungen nicht um eine Woche verschieben, sonst geht das zu Lasten der Mitarbeitenden. Dass wir diese Verbindlichkeit gewährleisten, ist unser gemeinsames Ziel.

Jasmine Schärer: Ich habe sofort erkannt, dass wir dieselben Prioritäten setzen und auch in der Arbeitsweise gleich ticken. Deshalb haben wir von Beginn weg sehr harmonisch zusammengearbeitet.

Susanne Froidevaux: Deine exakte Arbeitsweise schätze ich sehr. Ich lege viel Wert auf ein genaues Controlling, wenn ich die Zahlen an die Buchhaltung weiterleite. Seit langem habe ich jemanden gewünscht, der mich bei grosser Arbeitslast, Ferienabwesenheiten oder unvorhersehbaren Ausfällen unterstützen kann. Mit meinen Erfahrungen in der Spitex bin ich gleichzeitig in der Lage, dich bei der Spitex zu entlasten. Ich freue mich, dass ich künftig deine Meinung zu einer komplexen Sachlage einholen kann und du mich im Notfall unterstützen würdest. Mein Motto lautet, stets «miteinander und füreinander» da zu sein.

Jasmine Schärer: Wer weiss, vielleicht bricht sich jemand von uns bei der Tandem-Fahrt ein Bein? (lacht) Ein fachkompetentes Gegenüber zu haben, mit dem man sich austauschen und sich gegenseitig aushelfen kann, ist ein grosser Gewinn.